나의 좋아하는 단어 중 하나가, 늘 이야기하는 것의 하나가 바로 조직이다.

 오래 전 모 방송국의 ‘모래**’라는 드라마가 선풍적인 인기를 일으키며 청소년들의 선호하는 직업이 조직원(?)이기도 했고 주연배우의 카리스마는 두고두고 회자되기도 했다. 지금도 ‘야인**’라는 드라마의 바람이 불고 있다. 신화적인 주먹의 스토리가 전개되고 그것이 시대적인 흐름과 같이 엮어지면서 선풍적인 인기를 끌고 있다. 의리에 살고 의리에 죽는 조직, 명령에 복종하고, 조직의 체계가 확실한 어깨(?)의 조직을 말하는 것이 아니다.

 경영에는 조직이 있어야 한다는 것과 그 조직을 활성화시키기 위한 체계와 시스템을 갖추고 성장시켜서 개인과 회사의 발전을 함께 이루라는 것이다. 그것은 인사관리와 맥락을 같이 하는데 언젠가 말했듯이 인사관리라는 것은 곧 직원의 성장, 비전과 직결되는데 개개인의 실현 가능한 욕구를 적절히 충족시킬 기회를 제공함으로써, 그들 스스로가 적극적으로 미용실의 활동에 참여하여 미용실의 발전과 개인의 발전을 동시에 달성하게끔 능력을 키우고, 조직상의 업적을 이루어, 이에 따른 적절한 보상을 받을 수 있는 조건을 만들어 나가는 활동으로 미용실에서의 사람을 다루는 철학과 그것을 실현하는 제도 및 기법의 체계라고 하였다.

 미용실의 경영자는 전 조직원에게 비전을 제시하고 그들의 꿈을 이루도록 하여야한다.
조직원의 내, 외적인 비전제시와 성장 지향적인 관리에 들어가야 하는데 미용실을 경영함에 단순히 미용서비스만을 하는 것이 아니라, 등급별로 조직원을 구성하고 그 속에서 부서의 업무를 경험하게 하여 경영자로서의 자질을 갖추게 하는 것이 하나의 방법이 될 수 있다. 현대는 불확실성의 시대이며 단절의 시대이다.

 그러므로 오늘날 조직은 상황의 변화를 사전에 예측하여 전략적으로 변화시키는 계획적 조직변화의 노력을 존중해야 한다. 그러나 조직이 처해있는 상황은 다양하며 개인차가 있다. 따라서 오늘날 조직은 상황 적응적이지 않으면 안 된다. 단지 유일한 최선의 방법이 아니라 조직을 둘러싸고 있는 상황을 고려하여 개별조직에 가장 적합한 조직의 구조를 설계해야 한다. 이에 상황적응적인 조직설계와 관련된 기초개념을 살펴보는데 여러 가지 이론적인 관점들이 있겠지만 조직은 환경, 기술, 규모 등과 같은 조직의 상황요인을 고려하여 상황에 적합하게 설계되어야 한다는 것이다.

 이상에서 보듯이 오늘날 조직구조의 설계는 상황 지향적으로 이루어지며, 이를 위해 우리는 조직구조의 기본변수(복잡성, 집권화, 공식화)와 상황변수(환경, 기술, 규모, 전략, 권력 작용)에 대하여 숙지하고 있어야 한다.

 경영자는 조직구조의 기본변수를 상황에 따라 조절함으로써 조직의 유연성과 효율성을 제고할 수 있어야 한다. 즉 상황에 따라 적합한 다양한 옷을 갈아입어야 한다는 것이다. 미용실의 조직원들에게는 경영자가 되기 위하여 알아야 할 업무들이 있다. 미용실을 경영한다면 알아야 할 것들인데 경영자는 업무별 부서를 확정하고 업무 책임을 돌아가면서 담당하여 숙지하게 한다. 업무는 중복해서 담당할 수 도 있다.

 조직원들이 미용실에 근무하면서 기술만이 아닌 운영, 즉 경영에 관여되는 부분을 책임을 지움으로써 차후 관리자로 성장할 수 있게 하는 것은 그들에게 제시하는 비전의 한 부분인데 이러한 방법은 조직원 개개인이 내재해있는 새로운 잠재력을 발동시킬 수 있다. 이는 3~4명만 있어도 가능하며 인력의 최대 효율성을 얻을 수 있다. 이제부터는 각 부서별의 업무에 대하여 부분적으로 알아보자.

◉부서 구분 :

경리회계(접객, 메이크업) / 위생(개인, 점소) / 관리(제품, 시설) / 홍보(판촉) / 고객 관리 / 교육 / 기획, 연구 등.

*구성인원 : 부서별 담당자를 둔다.

◉정기 회의 :

매월 1회 각 부서별 회의를 갖는다. 회의 후 회의 결과 보고서를 제출한다.

◉매월 마지막 주에 부서별 익월 계획표 제출한다.

◉회의 보고 :

매월 정기총회 시 회의 내용과 계획의 실행일정을 발표한다.

▣ 경리, 회계부 (접객, 메이크업 포함)

(2003년2~3월호 ‘카운터매니저의 역할’ 참조할 것)

▶ 매출관리(입금) 

▶ 지출관리(출금) 

▶ 장부정리(점소내역서) 

▶ 잔돈준비(매일 및 휴일 분 준비)

▶ 세금계산서 보관

▶ 매출전표(CD) 정리

▶ 무통장 입금증 관리

▶ 영수증 보관

▶ 조직에 대한 지시사항 접수 및 하달

▶ 서류관련 지시사항 접수 및 하달

▶ 결재일 체크

▶ 접차 준비

▶ 방송멘트 준비

▶ 매장분위기 점검

▶ 고객분위기 점검

▶ 객관적, 직원 근태 파악보고

▶ 시간대별 음악 준비

▶ 계절별 유니폼과 개인별 헤어스타일 제시

▶ eye 수정 및 메이크업 시술

▶ 피부 기초원리 공부

▶ 메이크업 교안 준비.

▣ 참고사항(애로점) 

▶ 매출이 정확히 맞지 않을 시, 전달 사항이 정확히 이루어지지 않을 시(휴무 이후)

▶ 고객과의 연결이 디자이너와 매끄럽게 연결되지 않을 시.

▶ 카드발급(신규고객의 회원등록이 잘 이루어지지 않을 시)

▶ 업무가 어느 선까지인지 정확히 모를 때.

▶ 고객 연결 시 신규와 고정의 구분 문제.

▶ 한가할 때 해야 할 일의 범위(?).

▶ 자리를 비워야 할 때 책임 소재.

▶ 홀 정리를 당연히 해야 한다고 헤어 팀이 인식할 때.

▶ 메이크업이나 다른 일을 할 때 계산, 전화, 접객을 요구할 때. 도움이 필요.

▶ 홀 내의 직원(팀)간 분위기가 좋지 않을 때.

▶ 헤어 팀의 디자이너와 비교될 때.

▶ 메이크업재료가 부족할 때.(지원이 요청될 때).

▶ 메이크업 시술 공간이 없을 때. 메이크업 스튜디오 개설.

▶ 장부 정리가 잘 안될 때.

▶ 마감이 되지 않았는데 퇴근해야만 할 경우.(폐점이 늦어 짐)

▶ 헤어 팀에서 전표관리를 잘 하지 않을 시

▶ 고정고객의 기억이 명확하지 않음 등. 애로사항을 지혜롭게 처리하는 것도 경리회계부원의 역할이다. 이것은 전체적인 조직원의 분위기와 연결이 된다.

조직원의 분위기는 고객께 바로 전달이 된다는 것을 명심해야 한다.

*관련 점검서류 : 점소 관리 내역서 / 디자이너별 매출 현황표(월) / 점소 관리비현황 / 지출현황(월) / 영수증 철 / 세금계산서 철 / CD매출 내역서 / 금전 출납부 / 근무평가 보고서.

* 다음호 ~ 부서별 업무지침②

(주)미용마케팅 연구소장
비너세움 사관학교 교장
대표 박창준
http://www.hairang.co.kr
02-562-4567,011-360-9933